Tilitoimiston vaihtaminen: näin vaihdat kirjanpitäjää oikeassa järjestyksessä
Tilitoimistoa voi vaihtaa sopimuksen ehtojen puitteissa, ja järjestyksellä on väliä. Irtisano sopimus, sovi päivä, josta uusi tilitoimisto aloittaa, siirrä aineisto, anna uudelle toimistolle Suomi.fi-valtuudet ja mitätöi vanhan toimiston valtuudet, kun sen viimeiset ilmoitukset puolestasi on tehty. Vastuu kirjanpidosta pysyy koko ajan yrityksellä: tilitoimisto tekee työn, mutta kirjanpitovelvollinen on yrityksesi.
Ennen irtisanomista
Lue sopimuksesi. Moni tilitoimisto käyttää Taloushallintoliiton yleisiä sopimusehtoja, joiden uusin versio on TAL2023. Ellei toisin ole sovittu, irtisanomisaika on kaksi kuukautta, ja tilitoimisto voi laskuttaa palkkionsa irtisanomisajalta, vaikka työtä ei sinä aikana tehtäisi. Irtisano todisteellisesti, esimerkiksi sähköpostilla tai kirjeellä, älä pelkästään puhelimitse.
Valitse vaihtopäivä. Selkein hetki on tilikauden alku: vanha toimisto päättää tilikauden, jonka kirjanpidon se on tehnyt, ja uusi aloittaa avaavasta taseesta. Seuraavaksi paras on arvonlisäveron verokauden alku, jolloin kunkin ilmoituksen antaa vain yksi toimisto. Kesken kuukauden tehty vaihto jättää saman kuukauden kahden toimiston vastuulle.
Keskustele ensin uuden toimiston kanssa. Se osaa kertoa, mitä se tarvitsee vanhalta toimistolta, ja voit pyytää kaiken kerralla.
Mitä vanhalta tilitoimistolta pyydetään
TAL2023-ehtojen mukaan tilitoimisto luovuttaa aineiston viipymättä, kun sen laskut on maksettu, ja asiakas huolehtii noudosta omalla kustannuksellaan. Jos sopimus päättyy kesken tilikauden, toimisto voi pyytää ennakkomaksun ennen kuin se laatii oman jaksonsa päättävät asiakirjat: tilinpäätöksen tai, jos tilikausi on kesken, tase-erittelyt. Pyydä:
- pääkirja ja päiväkirja vaihtopäivään asti sekä tililuettelo
- viimeisin tilinpäätös tase-erittelyineen
- avoimet myyntilaskut ja maksamattomat ostolaskut vaihtopäivänä
- tilikauden arvonlisäveroilmoitukset
- käyttöomaisuuskirjanpito, jonka pohjalta poistoja jatketaan
- tilikauden palkkakirjanpito, jos toimisto hoiti palkat
- siirtotiedosto kirjanpito-ohjelmasta
Siirtotiedosto on tärkeä. TAL2023-ehtojen mukaan tietokannan oikeudet kuuluvat tilitoimistolle, kun käytössä oli sen oma ohjelmisto, ja asiakkaalle, kun ohjelmisto on asiakkaan. Pyydä tiedot muodossa, jonka uusi toimisto pystyy lukemaan.
Säilytysajat ovat yrityksesi vastuulla riippumatta siitä, missä aineisto on: tilinpäätös ja kirjanpidot 10 vuotta tilikauden päättymisestä, tositteet 6 vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi. Lue lisää artikkelistamme kuittien ja tositteiden säilytysajoista.
Suomi.fi-valtuudet: anna uudelle, mitätöi vanhan
Uusi tilitoimisto tarvitsee Suomi.fi-valtuuden ennen kuin se voi asioida puolestasi OmaVerossa. Kaikkia veroasioita varten tarvitaan valtuus Veroasioiden hoito. Jos toimisto hoitaa palkat, se tarvitsee myös valtuuden Palkkatietojen ilmoittaminen, sillä verovaltuudella ei voi antaa ilmoituksia tulorekisteriin. Toiminimessä verovaltuuden saanut tilitoimisto näkee OmaVerossa sekä yrityksen että henkilökohtaiset verotietosi.
Mitätöi sen jälkeen vanhan toimiston valtuudet Suomi.fi:ssä. Verohallinnon ohje on yksiselitteinen: kun yritys vaihtaa tilitoimistoa, sen pitää mitätöidä aiemmalle toimistolle antamansa valtuudet, ja jos se ei tee niin, valtuudet pysyvät voimassa valtuutta annettaessa määritellyn ajan loppuun. Ajoita mitätöinti: jos vanha toimisto antaa vielä oman jaksonsa viimeisen arvonlisäveroilmoituksen tai tilinpäätöksen, mitätöi sen valtuudet vasta, kun työ on tehty, ja sovi molempien toimistojen kanssa, kumpi hoitaa minkäkin. Myös vanhan toimiston pitäisi mitätöidä valtuutensa, mutta siihen ei kannata luottaa.
Osakeyhtiössä valtuudet voi antaa ja mitätöidä toimitusjohtaja tai hänen sijaisensa tai muu, jolla on oikeus edustaa yhtiötä yksin; toiminimessä yrittäjä itse. Ohjeemme Suomi.fi-valtuuden hyväksymiseen näyttää vaihe vaiheelta, mihin klikataan, ja kertoo muista tilanteista.
Mikä ei muutu
Y-tunnus, arvonlisäverorekisteröinti ja verotili pysyvät ennallaan. Osakeyhtiössä toimitusjohtaja vastaa edelleen siitä, että kirjanpito on lain mukainen, ja hallitus sen valvonnasta, riippumatta siitä, mikä toimisto kirjanpidon hoitaa.
Vaihto järjestyksessä
| Milloin | Mitä |
|---|---|
| Ennen irtisanomista | lue sopimus, valitse vaihtopäivä, sovi se uuden toimiston kanssa |
| Irtisanominen | kirjallisesti, sopimuksen irtisanomisajalla (TAL2023: kaksi kuukautta, ellei toisin sovittu) |
| Vaihtopäivä | uusi toimisto saa valtuudet ja aloittaa, vanha hoitaa oman jaksonsa ilmoitukset loppuun |
| Sen jälkeen | vanhat valtuudet mitätöity, aineisto ja siirtotiedosto saatu, avaava tase tarkistettu |
Jos etsit pienyrityksen tilitoimistoa, jonka asiakkaaksi siirtyä, kysy ennen irtisanomista: käymme vaihtopäivän ja luovutuslistan läpi kanssasi.
Lähteet
- Suomi.fi: näin organisaatio antaa tilitoimistolle oikeuden hoitaa veroasioita ja asioida tulorekisterissä
- Verohallinto: valtuuttaminen
- Suomi.fi: valtuuksien mitätöiminen organisaationa
- Suomi.fi: kirjanpidon järjestäminen
- Kirjanpitolaki 1336/1997, 2 luku 10 § (Finlex)
- Osakeyhtiölaki 624/2006, 6 luku (Finlex)
- Taloushallintoliitto: yleiset sopimusehdot TAL2023 (PDF)
Huomaa: tämä on yleistä tietoa Suomen säännöistä, ei neuvo omaan tilanteeseesi, ja säännöt muuttuvat. Kysy meiltä ennen kuin toimit sen perusteella.
Haluatko tämän pois pöydältäsi?
Karma Accounts on tilitoimisto pienyritykselle: toiminimille ja pienille osakeyhtiöille. Pidämme kirjanpidon ajan tasalla ja annamme ilmoitukset ajoissa, ja saat summan tietoosi ennen eräpäivää.
Lähetä sähköpostiaÄlä lähetä sähköpostitse pankkitunnuksia, henkilötunnuksia tai muita arkaluonteisia tietoja.