Artikkelit

Kuitit ja tositteet: mikä kelpaa ja kuinka kauan ne säilytetään

Julkaistu 5.9.2026

Jokaisen kirjanpidon kulun takana on oltava tosite, ja oston arvonlisäveron vähentäminen edellyttää yleensä myyjän laskua. Kuitteja koskevat kysymykset palautuvat useimmiten kolmeen asiaan: mitä kuitissa pitää lukea, mitä tehdä, kun se katoaa, ja kuinka kauan aineisto on säilytettävä.

Mitä tositteesta pitää käydä ilmi

Kirjanpitolain mukaan menotositteesta on käytävä ilmi, mitä on hankittu – tavara tai palvelu – ja milloin se on vastaanotettu. Käytännössä tämä tarkoittaa kuittia tai laskua, jossa on päivämäärä, myyjän nimi, ostettu tavara tai palvelu ja summa. Sääntö on sama toiminimelle ja osakeyhtiölle.

Mitä alv-vähennys vaatii

Arvonlisäveron vähentäminen edellyttää myyjän antamaa laskua, joka täyttää arvonlisäverolain vaatimukset, ja kotimaan arkiostoksissa ne ovat kevyet. Kevennetyt laskumerkinnät riittävät, kun laskun loppusumma on enintään 400 euroa. Summasta riippumatta ne riittävät ravintola- ja ateriapalveluissa, henkilökuljetuksissa ja pysäköintiautomaattien kuiteissa sekä vähittäiskaupassa ja muussa lähes yksinomaan yksityishenkilöille suuntautuvassa myynnissä. Tällaisesta kuitista on käytävä ilmi:

• päivämäärä
• myyjän nimi ja Y-tunnus
• mitä ostettiin: tavaroiden määrä ja laji tai palvelun laji
• veron määrä tai veron peruste eli veroton hinta verokannoittain

Muissa tapauksissa yli 400 euron ostosta tarvitaan lasku, jossa on kaikki pakolliset laskumerkinnät. Niihin kuuluvat muun muassa juokseva laskunumero, ostajan nimi ja osoite sekä veroton hinta ja verokanta. Isommasta hankinnasta kannattaa siis pyytää lasku yrityksen nimiin.

Kaksi asiaa vielä:

• Kieli. Laskumerkinnät voivat olla millä kielellä tahansa, mutta Verohallinto voi pyytää käännöksen. Jos kuitista ei selviä, mitä ostettiin, lisää suomen- tai englanninkielinen selite.
• Rekisteröinti. Jos myyjä ei ole alv-rekisterissä, sen laskuun merkitsemää veroa ei pääsääntöisesti saa vähentää. Verohallinto suosittelee tarkistamaan myyjän rekisteröinnin YTJ-palvelusta osoitteessa ytj.fi.

Tiliote ei ole kuitti

Tiliotteen rivi osoittaa, että maksoit ja kenelle. Siitä ei näe, mitä ostit, ja juuri se menotositteesta pitää käydä ilmi. Maksupäätteen korttikuitissa on sama puute: summa ja maksunsaaja, mutta ei tuotteita eikä arvonlisäveroerittelyä. Kirjanpitolautakunta ei pidä korttimaksukuittia sellaisenaan tositteena, ja Verohallinto toteaa suoraan, ettei luottokorttiyhtiön laskun erittely ole vähennykseen oikeuttava lasku.

Säilytä siis molemmat. Kuitti näyttää, mitä ostit, ja pankki sen, että maksoit.

Kun kuitti katoaa

Pyydä ensin myyjältä kopio. Verkko-ostoksen kuitti löytyy usein vielä omalta asiakastililtä.

Jos kopiota ei saa, kirjanpitolain mukaan yritys laatii tositteen itse ja varmentaa sen. Kirjanpitolautakunnan mukaan tällaiseen itse laadittuun tositteeseen eli muistiotositteeseen merkitään tiedot, jotka tositteelta yleensä edellytetään, tositteen laatija sekä syy siihen, miksi alkuperäinen puuttuu. Omassa työssämme liitämme tositteeseen myös tiliotteen rivin, josta maksu näkyy.

Muistiotositteella on kaksi rajoitusta. Kirjanpitolautakunta pitää sitä poikkeuksena, ei vakiokäytäntönä. Se ei myöskään ole myyjän antama lasku, joten se ei täytä arvonlisäverolain vähennysedellytystä. Verohallinto voi hyväksyä vähennyksen ilman asianmukaista laskua, jos osoitat vähennysoikeutesi muulla tavoin, mutta ratkaisu on Verohallinnon. Turvallisinta on jättää vero vähentämättä.

Paperi, pdf vai valokuva

Tositteen ei tarvitse olla paperinen: verkkolasku, sähköpostilla tullut pdf, skannattu tai valokuvattu kuitti ja tietokantaan tallennettu tieto kelpaavat kaikki. Kirjanpitolaki sallii tositteen muodon muuttamisen käsittelyä ja säilytystä varten, kunhan sisältö ja kirjausketju säilyvät, ja paperitositteen skannaaminen ja paperin hävittäminen on ollut sallittua jo pitkään. Huolehdi, että kuva on kokonainen ja luettava, ja ota se samana päivänä, kun saat kuitin.

Kuinka kauan mitäkin säilytetään

Kirjanpitolaissa on kaksi säilytysaikaa:

• 10 vuotta tilikauden päättymisestä: tilinpäätös ja mahdollinen toimintakertomus, kirjanpidot, kuten päivä- ja pääkirja, tililuettelo sekä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista.
• 6 vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi: tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto ja muu kirjanpitoaineisto. Kirjanpidon perusteella annetut veroilmoitukset ja muut viranomaisilmoitukset luetaan kirjeenvaihtoon.

Kun tilikausi on kalenterivuosi, vuoden 2026 tositteet säilytetään vähintään vuoden 2032 loppuun ja vuoden 2026 kirjanpidot ja tilinpäätös vuoden 2036 loppuun. Jos tilikausi päättyy 30.6.2026, tositteet säilytetään samoin vuoden 2032 loppuun ja kirjanpidot 30.6.2036 asti.

Nämä ovat vähimmäisaikoja: esimerkiksi arvonlisäverolaki vaatii kiinteistöinvestoinnin laskuille 13 vuoden säilytysajan. Säilytysvelvollisuus ei myöskään pääty yrityksen lopettamiseen, ja rekisteriviranomaiselle on ilmoitettava, kuka aineistoa säilyttää.

Missä aineistoa saa säilyttää

Kirjanpitolaki ei sido aineistoa mihinkään maahan, joskin tietosuojasäännöt voivat rajoittaa henkilötietojen siirtämistä. Laki edellyttää, että viranomainen ja tilintarkastaja voivat tarkastella aineistoa Suomesta käsin ilman aiheetonta viivettä, ja ulkomailla sähköisesti säilytettäviin laskuihin arvonlisäverolaki vaatii lisäksi täydellisen tosiaikaisen tietokoneyhteyden. Näillä ehdoilla aineiston voi säilyttää pilvipalvelussa.

Vastuu säilyttämisestä pysyy yrityksellä silloinkin, kun aineisto on ohjelmistotoimittajan tai tilitoimiston hallussa. Kun vaihdat kumpaa tahansa, ota aiempien vuosien aineisto mukaasi luettavassa muodossa.

Mitä me teemme

Kun hoidamme kirjanpitosi, jokaiselle tilitapahtumalle pitää löytyä tosite, ja kysymme puuttuvista kuiteista, kun tapahtumat ovat vielä tuoreessa muistissa ja kopion saa myyjältä helposti.

Katso palvelumme tai varaa alkukeskustelu ja ota mukaan yhden kuukauden kuitit ja saman kuukauden tiliote. Näytämme, mitkä niistä kelpaavat.

Lähteet

• Finlex: kirjanpitolaki 1336/1997
• Finlex: arvonlisäverolaki 1501/1993
• Verohallinto: laskutusvaatimukset arvonlisäverotuksessa
• Verohallinto: kirjanpito, tilikausi ja verokausi
• Kirjanpitolautakunta: yleisohje kirjanpidon menetelmistä ja aineistoista 20.4.2021
• Finlex: hallituksen esitys HE 89/2015 kirjanpitolain muuttamisesta

Huomaa: tämä on yleistä tietoa Suomen säännöistä, ei neuvo omaan tilanteeseesi, ja säännöt muuttuvat. Kysy meiltä ennen kuin toimit sen perusteella.

Kaikki artikkelit