Tietosuojaseloste

Tietosuoja ja yksityisyys

Huomautus: Tämän selosteen on laatinut Karma Accounts, eikä sitä ole tarkastanut tietosuojaan erikoistunut lakimies.

Päivitetty viimeksi: 7.10.2026

1. Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä on:

Virallinen nimi: Karma Accounts Oy
Y-tunnus: 3651800-4
Kotipaikka: Helsinki
Yhteyssähköposti: contact@karmaaccounts.fi

2. Verkkosivuston kävijät

Sivumme eivät lataa analytiikkaa, aseta omia evästeitä eivätkä pyydä mitään toiselta verkkotunnukselta: fontit, tyylit ja kuvat ladataan sivustolta itseltään. Tavallinen selaaminen ei tallenna mitään selaimesi paikalliseen tallennustilaan. Ainoa poikkeus on maksuton laskupohja, ja sekin vain pyynnöstäsi: jos valitset ”Muista yritykseni tiedot tässä selaimessa”, se säilyttää kohtaan ”Yrityksesi” syöttämäsi tiedot (nimen, osoitteen, Y-tunnuksen, ALV-numeron, IBANin, BIC-koodin, sähköpostin, puhelinnumeron ja tiedon siitä, oletko arvonlisäverorekisterissä) tämän selaimen paikallisessa tallennustilassa, jotta ne ovat valmiina seuraavalla kerralla. Asiakkaidesi tietoja tai laskujasi se ei säilytä, eikä se lähetä mitään meille: sivun tietoturva-asetukset eivät salli sen muodostaa verkkoyhteyksiä. Kun poistat valinnan, tallennetut tiedot poistetaan. Samoin käy, jos tyhjennät sivuston tiedot selaimesta. Kaksi asiaa tulee sivuston isännöijältä Cloudflarelta eikä sivuilta. Se voi asettaa välttämättömän tietoturvaevästeen (kuten cf_clearance), jos sen täytyy tarkistaa pyyntö sivuston suojaamiseksi. Ja se pyytää selaimia raportoimaan Cloudflarelle epäonnistuneista yhteyksistä (Network Error Logging). Tätä tukeva selain – Chrome, Edge ja muut Chromium-pohjaiset selaimet tukevat, Firefox ja Safari eivät – voi enintään seitsemän päivän ajan käynnin jälkeen lähettää Cloudflarelle raportin, kun se ei saa yhteyttä sivustoon: osoitteen, jota se yritti, sivun, jolta tulit, virheen lajin ja ajankohdan. Raportti tulee Cloudflarelle selaimestasi IP-osoitteesi kanssa; Cloudflaren mukaan se pitää osoitetta muistissa vain raporttia käsitellessään eikä kirjaa sitä lokiin.

Sivustoa isännöi Cloudflare, Inc. (Cloudflare Pages). Kun avaat sivun, Cloudflare käsittelee pyyntösi teknisiä tietoja, kuten IP-osoitettasi, pyydetyn sivun URL-osoitetta ja ajankohtaa, toimittaakseen sivuston ja suojatakseen sen. Tältä osin se toimii henkilötietojen käsittelijänämme, mutta se käyttää verkkoliikenteen tietoja myös omiin tarkoituksiinsa, kuten tietoturvaan ja palvelujensa kehittämiseen, siten kuin Cloudflaren tietosuojaselosteessa kuvataan. Tietoja voidaan käsitellä ETA-alueen ulkopuolella, myös Yhdysvalloissa. Yhdysvaltoihin suuntautuvissa siirroissa Cloudflare käyttää siirtoperusteena EU:n ja Yhdysvaltojen välistä tietosuojakehystä (Data Privacy Framework) ja muissa tapauksissa EU:n vakiosopimuslausekkeita. Cloudflare ei julkaise käyttämällemme palvelutasolle kiinteää säilytysaikaa näille lokeille; tietojenkäsittelyehtojensa mukaan se säilyttää niitä vain niin kauan kuin se on tarpeen palvelun tuottamiseksi meille. Cloudflare-tilillämme näkyvät pyyntötiedot ulottuvat enintään 7 päivän taakse, emmekä kopioi niitä muualle. Käsittely perustuu oikeutettuun etuumme toimittaa sivusto turvallisesti (GDPR 6 artiklan 1 kohdan f alakohta).

3. Sähköpostitiedustelut

Kun lähetät meille sähköpostia osoitteeseen contact@karmaaccounts.fi, käsittelemme sähköpostiosoitetta ja antamiasi tietoja vastataksemme tiedusteluusi. Käsittely perustuu oikeutettuun etuumme vastata yhteydenottoosi (GDPR 6 artiklan 1 kohdan f alakohta) tai, jos kysyt asiakkaaksi ryhtymisestä, sopimusta edeltäviin toimenpiteisiin (GDPR 6 artiklan 1 kohdan b alakohta).

Sähköpostit vastaanotetaan Google Workspace (Gmail) -tilillemme. Palvelun tarjoaa Google Cloud EMEA Limited (Dublin, Irlanti), joka käsittelee sähköposteja puolestamme henkilötietojen käsittelijänä. Käyttämässämme Google Workspace -versiossa tietojen sijaintialuetta ei voi valita, joten Google voi säilyttää ja käsitellä sähköposteja missä tahansa, missä Googlella tai sen alihankkijoilla on toimitiloja, myös Yhdysvalloissa. Yhdysvaltoihin suuntautuvissa siirroissa Google käyttää siirtoperusteena EU:n ja Yhdysvaltojen välistä tietosuojakehystä (Google LLC on sertifioitu) ja muissa ETA-alueen ulkopuolisissa siirroissa tarvittaessa EU:n vakiosopimuslausekkeita.

Tiedustelut, jotka eivät johda asiakkuuteen, poistetaan 12 kuukauden kuluttua viimeisestä viestistä.

4. Tarjouspyynnöt verkkosivuston lomakkeella

Kun lähetät tarjouspyyntölomakkeen osoitteessa karmaaccounts.fi/fi/tarjouspyynto, keräämme nimesi, sähköpostiosoitteesi, yritysmuodon, arvioidun liikevaihdon, tiedon siitä, maksaako yritys palkkoja, toivomasi asiointikielen sekä, jos annat ne, Y-tunnuksen tai alv-numeron ja viestisi. Tarjouspyyntöön tallennetaan lisäksi vahvistuksesi siitä, että olet lukenut tämän selosteen, sen sivun kieli, jolta lomake lähetettiin, ja pyynnön saapumisaika. Kuten mikä tahansa verkkopalvelin, ERP-järjestelmän palvelin kirjaa pyynnöstä myös teknisiä tietoja, kuten IP-osoitteesi, rajoittaakseen yhdestä yhteydestä lähetettävien pyyntöjen määrää ja suojatakseen palvelun.

Käytämme tietoja vain tarjouspyyntöösi vastaamiseen ja tarjouksen laatimiseen. Käsittely perustuu sopimusta edeltäviin toimenpiteisiin, joihin ryhdytään pyynnöstäsi (GDPR 6 artiklan 1 kohdan b alakohta). Emme lisää osoitettasi uutiskirje- tai postituslistalle emmekä luovuta tietoja kolmansille osapuolille.

Tarjouspyyntö tallennetaan ERP-järjestelmäämme osoitteessa https://books.karmaaccounts.com. ERP-järjestelmää ylläpitää UpCloud Helsingissä, Suomessa (EU/ETA-tietokeskus). Tarjouspyyntö, josta ei seuraa asiakassuhdetta, poistetaan automaattisesti kuuden kuukauden kuluttua sen saapumisesta tai, jos käsittelemme sitä myöhemmin, kuuden kuukauden kuluttua viimeisestä käsittelystä, viimeistään vuorokauden kuluessa määräajan päättymisestä. Jos sinusta tulee asiakkaamme, tarjouspyyntö säilytetään 12 kuukautta tästä päätöksestä ja poistetaan sitten; asiakastietojesi säilyttämisestä kerrotaan kohdassa 7. Vastaamme sähköpostitse, ja sähköpostiviestejä käsitellään kohdassa 3 kuvatulla tavalla.

5. Tarjoukset yrityksille

Lähetämme toisinaan sähköpostia osakeyhtiöille, jotka saattavat tarvita tilitoimistopalveluja, ja tarjoamme niille omia palvelujamme. Yrityksen nimi, Y-tunnus ja rekisteröintitiedot ovat peräisin julkisesta kaupparekisteristä (Patentti- ja rekisterihallituksen avoin data), ja sähköpostiosoite on kerätty yrityksen omilta verkkosivuilta, joilla yritys on sen julkaissut. Jos sähköpostiosoite sisältää henkilön nimen, käsittely perustuu oikeutettuun etuumme tarjota palvelujamme yrityksille (GDPR 6 artiklan 1 kohdan f alakohta), ja kirjoitamme vain yrityksen kirjanpitoa koskevista palveluista. Toiminimiyrittäjille emme lähetä tällaisia viestejä.

Jokaisessa tällaisessa viestissä kerrotaan, miten viestien lähettämisen voi kieltää. Jos ilmoitat, ettet halua enää viestejä, tai vastustat käsittelyä osoitteessa contact@karmaaccounts.fi, lisäämme osoitteen kieltolistalle emmekä lähetä siihen enää mitään. Asiakkuuteen johtamattomien yritysten yhteystiedot poistetaan 12 kuukauden kuluttua viimeisestä viestistä; kieltolistamerkintä säilytetään, jotta voimme varmistaa kiellon noudattamisen.

6. Asiakkuushakemukset asiakasportaalissa

Osoitteessa https://books.karmaaccounts.com/signup lähetetyillä hakemuksilla kerätään nimesi, sähköpostiosoitteesi, valinnainen puhelinnumerosi, työsi luonne, valinnainen Y-tunnus ja yrityksen nimi, toivomasi asiointikieli, valinnainen viesti sekä suostumuksen antamisajankohta. Hakemukseen tallennetaan IP-osoitteestasi avaimella muodostettu tiiviste (hash), ei itse osoitetta. Kuten mikä tahansa verkkopalvelin, palvelin kirjaa lisäksi jokaisen pyynnön IP-osoitteen käyttölokeihinsa ja, jos hakemus torjutaan liian monen yrityksen vuoksi, myös sovelluksen lokiin; molempia käytetään vain tietoturvaan ja vianetsintään.

Tämän lomakkeen lähettäminen ei luo tiliä. Hakemuksen käsittelee ihminen, henkilöllisyytesi todennetaan, ja asiakassopimus allekirjoitetaan ennen tilin avaamista. Hakemus, joka ei johda tilin avaamiseen, säilytetään kuusi kuukautta, minkä jälkeen se poistetaan automaattisesti vuorokauden kuluessa. Laillinen peruste tämän tiedon keräämiselle on toimenpiteet ennen sopimuksen tekemistä (GDPR Art. 6(1)(b)).

ERP-järjestelmää ylläpitää UpCloud Helsingissä, Suomessa (EU/ETA-tietokeskus).

7. Asiakkaiden kirjanpitoaineisto

Tärkeää: Asiakkaiden kirjanpitoaineistoa koskee erillinen tietosuojaseloste, joka toimitetaan toimeksiannon yhteydessä. Tämä verkkosivuston seloste ei kata sitä.

Tilitoimistona meitä koskevat rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annetun lain (444/2017) mukaiset asiakkaan tuntemista ja tietojen säilyttämistä koskevat velvollisuudet. Kyse on lakisääteisestä velvoitteesta (GDPR 6 artiklan 1 kohdan c alakohta) kerätä ja säilyttää asiakkaan tuntemistiedot, henkilöllisyystiedot mukaan lukien, asiakassuhteen alkaessa. Näitä tietoja säilytetään viisi vuotta pysyvän asiakassuhteen päättymisestä tai satunnaisen liiketoimen suorittamisesta (rahanpesulaki 444/2017, 3 luku 3 §).

Itse kirjanpitoaineisto säilytetään kirjanpitolain mukaisesti siten, että tilinpäätös, toimintakertomus, kirjanpidot, tililuettelo sekä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista säilytetään vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä ja tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muu kirjanpitoaineisto vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt (kirjanpitolaki 1336/1997, 2 luku 10 §).

8. Sinun oikeutesi

Sinulla on oikeus pyytää pääsyä tietoihisi, virheiden oikaisua, tietojesi poistamista, käsittelyn rajoittamista, vastustaa käsittelyä ja oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Näiden oikeuksien käyttämiseksi lähetä meille sähköpostia osoitteeseen contact@karmaaccounts.fi.

9. Valitukset

Jos uskot, että käsittelemme henkilötietojasi lainvastaisesti, sinulla on oikeus tehdä valitus Suomen valvontaviranomaiselle:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Verkkosivusto: tietosuoja.fi