Pienyrityksen palkanlaskennan ulkoistaminen: näin se toimii

Karma Accounts · Julkaistu 19.10.2026

Pienyrityksen palkanlaskennan voi ulkoistaa tilitoimistolle tai palkanlaskentapalvelulle, ja palvelu toimii myös englanniksi, jos yrityksen omistaja ei puhu suomea. Ulkoistettu palkanlaskija laatii palkkalaskelmat, ilmoittaa jokaisen palkanmaksun tulorekisteriin yleensä viiden kalenteripäivän kuluessa ja kertoo, mitä maksat seuraavan kuukauden 12. päivään mennessä. Yritys on kuitenkin edelleen työnantaja: Verohallinnon mukaan se vastaa ennakonpidätyksestä ja ilmoittamisesta, vaikka tilitoimisto tekee työn.

Tämä artikkeli on muistilista ulkoistamiseen. Jos haluat siirtää työn meille, palkanlaskentapalvelumme pienyritykselle kattaa palkkalaskelmat, tulorekisteri-ilmoitukset ja 12. päivän maksut, 15 euroa palkkalaskelmalta + alv.

Mitä ulkoistettu palkanlaskenta sisältää

Pyydä palveluntarjoajaa vahvistamaan kirjallisesti, että hintaan kuuluvat ainakin nämä:

Palkkalaskelma jokaisena palkanmaksupäivänä. Työsopimuslain mukaan siitä on käytävä ilmi palkan suuruus ja sen määräytymisen perusteet.
Palkkatietoilmoitus tulorekisteriin viiden kalenteripäivän kuluessa maksupäivästä eli päivästä, jona palkka on työntekijän käytettävissä. Jos määräpäivä on lauantai, sunnuntai tai muu pyhäpäivä, ilmoituksen voi antaa seuraavana arkipäivänä.
Työnantajan erillisilmoitus työnantajan sairausvakuutusmaksusta seuraavan kuukauden 5. päivään mennessä, ja tässäkin määräpäivä siirtyy seuraavaan arkipäivään, jos 5. päivä on viikonloppu tai pyhäpäivä. Työnantajarekisteriin kuuluva antaa ilmoituksen joka kuukausi, palkattomina kuukausina tiedolla "ei palkanmaksua"; satunnainen työnantaja vain kuukausilta, joina se maksaa palkkaa.
Maksettavat summat: ennakonpidätykset ja työnantajan sairausvakuutusmaksu. Kuukauden verokaudella niiden eräpäivä on palkanmaksukuukautta seuraavan kuukauden 12. päivä tai sitä seuraava arkipäivä, ja maksaa voi OmaVerossa tai verkkopankissa. Työnantajarekisteriin kuuluva työnantaja voi edellytysten täyttyessä saada neljännesvuoden verokauden, jolloin esimerkiksi tammi–maaliskuun maksujen eräpäivä on 12.5.
Vakuutusten tiedot: työeläkeyhtiö, työtapaturmavakuutusyhtiö ja Työllisyysrahasto laskevat maksunsa tulorekisteriin ilmoitettujen tietojen perusteella ja laskuttavat sinua. Ilmoituksessa on oltava oikeat tiedot, esimerkiksi työntekijän ammattiluokka tapaturmavakuutusta varten.
Vuosilomakirjanpito: kun vuosilomalakia sovelletaan, työnantajan on pidettävä kirjaa kunkin työntekijän vuosilomista ja lomapalkoista.
Lomapalkkavelka: vuosilomakirjanpidosta erillään ansaittu mutta pitämätön loma kirjataan sivukuluineen kirjanpitoon velaksi.
Vuodenvaihteen täsmäytys: tulorekisteriin ilmoitetuista palkoista ei anneta vuosi-ilmoitusta, joten vuodenvaihteessa tarkistetaan, että palkanlaskenta, tulorekisteri ja kirjanpito täsmäävät. Virheet korjataan yleensä korvaavalla ilmoituksella; osa virheistä, kuten väärä henkilötunnus tai maksupäivä, vaatii ilmoituksen mitätöinnin ja uuden ilmoituksen.

Jos pakolliset tiedot ilmoitetaan tulorekisteriin maksupäivää seuraavan kalenterikuukauden 8. päivän jälkeen, Verohallinto määrää myöhästymismaksun, ja puuttuvista tai virheellisistä tiedoista voi seurata myös muita seuraamuksia, kuten veronkorotus.

Mistä työnantaja päättää ja vastaa itse

Ulkoistaminen siirtää työn, ei vastuuta. Verohallinnon ohjeen esimerkissä yritys, joka ostaa palkanlaskennan tilitoimistolta, vastaa ennakonpidätyksen toimittamisesta ja ilmoittamisesta, ja tilitoimisto toimii sen asiamiehenä. Tulorekisterin käyttöehdoissa todetaan sama asia: maksaja vastaa tietojen oikeellisuudesta, vaikka tilitoimisto antaisi ilmoitukset. Sinulle jäävät:

Työsopimus, palkka, työaika ja koeaika. Jos alallasi on yleissitova työehtosopimus, on noudatettava vähintään sen ehtoja, kuuluitpa työnantajaliittoon tai et.
Vakuutukset yrityksen nimissä. Työtapaturma- ja ammattitautivakuutus tarvitaan, kun kalenterivuoden aikana tehdyistä töistä maksetaan kaikille työntekijöille yhteensä yli 1 500 euroa palkkaa, ja sen on oltava voimassa ennen kuin työ alkaa, joten ota se heti, kun raja on odotettavissa. TyEL-vakuutus tarvitaan 17 vuoden täyttämistä seuraavasta kuukaudesta alkaen yläikärajaan saakka, joka on syntymävuoden mukaan 68, 69 tai 70 vuotta, kun ansio on vuonna 2026 vähintään 71,72 euroa kuukaudessa. Vuonna 2025 Tapaturmavakuutuskeskus havaitsi 2 618 tapausta, joissa vakuutus puuttui, ja moni työnantaja oli olettanut, että vakuutus tulee voimaan automaattisesti palkanmaksun yhteydessä. Näin ei ole.
Työaikakirjanpito. Työaikalain mukaan työnantajan on kirjattava tehdyt työtunnit ja niistä maksetut korvaukset työntekijöittäin.
Hyväksyminen ja maksaminen. Hyväksyt palkanlaskennan ja maksat nettopalkat, verot ja vakuutuslaskut itse, ellei toisin ole sovittu.
Työnantajarekisteri. Säännöllisen työnantajan on ilmoittauduttava Verohallinnon työnantajarekisteriin. Säännöllinen työnantaja on esimerkiksi yritys, joka maksaa vakituisesti palkkaa vähintään kahdelle työntekijälle, yhdelle vakituiselle ja lisäksi yhdelle tai useammalle tilapäiselle työntekijälle tai samanaikaisesti vähintään kuudelle.

Koko lista järjestyksessä on artikkelissamme työntekijän palkkaamisesta, ja lakisääteisten maksujen vaikutuksesta palkkakustannuksiin kerromme artikkelissamme työnantajan sivukuluista 2026.

Mitä tietoja palkanlaskija tarvitsee ennen palkkapäivää

Sopikaa takarajaksi muutama arkipäivä ennen palkkapäivää, ja toimita:

Uudesta työntekijästä: allekirjoitettu työsopimus (alkamispäivä, palkka, työaika, työehtosopimus), henkilötiedot, tilinumero, verokortti, ammattinimike ja vakuutusnumerot. Jos työnantajalla ei ole sähköisesti saatuja ennakonpidätystietoja eikä verokorttia, ennakonpidätys on yleensä 60 %.
Jokaiselta palkkakaudelta: tehdyt tunnit, ylityöt sekä ilta- ja sunnuntaityö, sairauspoissaolot ja pidetyt lomat, bonukset ja provisiot, luontoisedut, kuten puhelin- tai lounasetu, sekä kulukorvaukset, kuten kilometrikorvaukset ja päivärahat, matkalaskuineen. Katso kilometrikorvaukset ja päivärahat 2026.
Muutokset: palkankorotus, uusi työaika, palkkaennakko tai lähtevän työntekijän viimeinen työpäivä.

Tarvittavat Suomi.fi-valtuudet

Kun palveluntarjoaja asioi OmaVerossa ja tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa, se tarvitsee kaksi erillistä valtuutta, koska verovaltuus ei ulotu tulorekisteriin:

Veroasioiden hoito avaa palveluntarjoajalle OmaVeron. Sillä ei voi antaa ilmoituksia tulorekisteriin; tulorekisteriä varten on omat valtuudet.
Palkkatietojen ilmoittaminen oikeuttaa antamaan ja katselemaan yrityksesi palkkatietoilmoituksia tulorekisterin asiointipalvelussa.

Suoraan palkanlaskentaohjelmasta tulorekisterin rajapinnan kautta lähetettävät ilmoitukset toimivat toisin: niissä käytetään Verohallinnon varmennetta, joka tunnistaa ilmoittavan organisaation. Se, kuka yrityksessäsi voi hyväksyä valtuuden, riippuu kaupparekisterin tiedoista: toimitusjohtaja, toimitusjohtajan sijainen, muu yksin edustamaan oikeutettu nimenkirjoittaja tai henkilö, jolle yritys on antanut valtuutusoikeuden. Ohjeessamme Suomi.fi-valtuuden hyväksymisestä käydään vaiheet läpi myös silloin, kun suomalaisia pankkitunnuksia ei ole.

Sähköinen palkanlaskenta itse vai ulkoistus?

Pienyrityksen palkanlaskentaohjelmaan syötät tunnit ja muutokset itse, ja moni ohjelma lähettää ilmoitukset tulorekisteriin rajapinnan kautta. Myös maksuton Palkka.fi-palvelu toimii näin; se on käytettävissä suomeksi ja ruotsiksi, ja Verohallinnon mukaan se ei ota työehtosopimuksia huomioon. Ohjelma sopii pienyrittäjälle, jolla on aikaa ja joka tuntee työehtosopimuksensa, mutta silloin juuri sinun on huomattava unohtunut ilmoitus tai väärä verokortti. Ulkoistus sopii, kun haluat vain lähettää tiedot, saada valmiit palkkalaskelmat ja jättää määräpäivien seuraamisen muille. Vastuu on yrityksellä kummassakin tapauksessa.

Näin vertailet palveluntarjoajia

Hinnoittelu: veloitus palkkalaskelmalta tai työntekijältä vai kuukausittainen perusmaksu, ja laskutetaanko kuukausilta, joina palkkaa ei makseta.
Lisämaksut: uuden työntekijän aloitus, lopputili, lomapalkat ja vuodenvaihde.
Kieli: voitko lähettää tiedot ja kysyä suomeksi, englanniksi tai muulla kielellä.
Aikataulut: tuntien takaraja ennen palkkapäivää ja mitä tapahtuu, jos tiedot tulevat myöhässä.
Kuka vastaa: palkanlaskijasi itse vai yleinen asiakaspalvelu.

Kysy ennen sopimuksen tekemistä, kuuluvatko palkkatietoilmoitukset, erillisilmoitukset ja maksettavien summien laskeminen hintaan, mitä työehtosopimuksia palveluntarjoaja jo tuntee, kuka korjaa virheellisen ilmoituksen ja veloitetaanko siitä erikseen, hoidetaanko vuosilomakirjanpito ja lomapalkkavelka, ja miten aineisto luovutetaan, jos vaihdat palveluntarjoajaa. Pyydä vastaukset kirjallisina. Yleisemmin tilitoimiston valinnasta kerromme tilitoimistojen vertailussa.

Mitä me teemme

Karma Accounts hoitaa pienten työnantajien palkanlaskennan kirjanpidon rinnalla. Asioimme kanssasi suomeksi, englanniksi tai hindiksi, kuten sovimme, ja teemme lakisääteiset ilmoitukset tulorekisteriin ja Verohallinnolle itse. Palkanlaskenta englanniksi tarkoittaa, että lähetät tunnit ja muutokset englanniksi ja saat palkkalaskelmat ja selitykset samalla kielellä. Teemme palkkalaskelmat jokaisena palkanmaksupäivänä, palkkatietoilmoituksen viiden päivän kuluessa ja erillisilmoituksen seuraavan kuukauden 5. päivään mennessä, kerromme 12. päivänä maksettavat summat ja kirjaamme lomapalkkavelan. Palkanlaskentasi tekee sama ihminen, joka vastaa sähköposteihisi.

Palkanlaskenta maksaa 15 euroa palkkalaskelmalta + alv 25,5 %, ja se veloitetaan vain kuukausina, joina on palkanmaksupäivä: viidelle henkilölle samana päivänä maksettu palkka on viisi laskelmaa. Hinta tulee kirjanpidon kuukausihinnan päälle (katso hinnasto). Lue lisää palkanlaskennasta tai pyydä tarjous ja kerro, kuinka monelle maksat palkkaa ja kuinka usein. Eläkemaksujen prosentit ovat artikkelissamme TyEL-maksusta 2026; palkkaa nostava osakas voi kuulua YEL:n piiriin.

Usein kysyttyä

Mistä voin hankkia ulkoistetun palkanlaskennan, jos en puhu suomea?

Tilitoimistolta tai palkanlaskentapalvelulta, joka palvelee englanniksi. Lähetät tiedot englanniksi ja hyväksyt kaksi Suomi.fi-valtuutta, yhden OmaVeroon ja yhden tulorekisteriin. Yritys vastaa ilmoituksista edelleen, joten valitse palveluntarjoaja, joka kertoo selvästi, mitä on ilmoitettu ja mitä pitää maksaa.

Mikä tilitoimisto hoitaa palkanlaskennan ja tulorekisteri-ilmoitukset englanniksi?

Kysy jokaiselta, hoidetaanko kanssasi englanniksi myös palkanlaskenta eikä vain kirjanpito, ja vastaako kysymyksiin sama henkilö, joka palkat laskee. Me hoidamme palkanlaskennan ja teemme tulorekisteri-ilmoitukset itse, asioimme kanssasi suomeksi, englanniksi tai hindiksi, ja hinta on 15 euroa palkkalaskelmalta + alv.

Miten valita sähköinen palkanlaskentapalvelu pienyritykselle?

Vertaa kirjallisia tarjouksia samasta työstä: hinta palkkalaskelmalta tai työntekijältä, mahdollinen perusmaksu, sisältyvätkö tulorekisteri-ilmoitukset ja erillisilmoitus, kieli, takaraja ennen palkkapäivää ja kuka vastaa kysymyksiisi.

Siirtyykö työnantajan vastuu palkanlaskennan ulkoistamisessa tilitoimistolle?

Ei. Verohallinnon mukaan yrityksen nimissä palkanlaskentaa hoitava tilitoimisto on yrityksen asiamies, ja yritys vastaa ennakonpidätyksestä ja ilmoittamisesta.

Lähteet

Huomaa: tämä on yleistä tietoa Suomen säännöistä, ei neuvo omaan tilanteeseesi, ja säännöt muuttuvat. Kysy meiltä ennen kuin toimit sen perusteella.

Palkanlaskenta ensimmäisestä työntekijästä

Palkkalaskelmat, tulorekisteri-ilmoitus viiden päivän kuluessa ja 12. päivänä maksettavien summien laskeminen: 15 €/palkkalaskelma + alv. Katso palkanlaskenta.

Pyydä maksuton alkukeskustelu

Älä lähetä sähköpostitse pankkitunnuksia, henkilötunnuksia tai muita arkaluonteisia tietoja.

Kaikki artikkelit